Geschäftsreisen gehören für die meisten Unternehmen zur Routine, da sie für die Geschäftsentwicklung, die Gewinnung neuer Kunden und die Vorbereitung von Arbeitsteams unerlässlich sind.
Dennoch kann es zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen, die für alle Beteiligten Verluste und Unannehmlichkeiten mit sich bringen. Aber es lohnt sich, daran zu denken, dass viele Probleme durch ein wirklich effizientes Reisemanagement vermieden werden können.
Schließlich sind viele negative und stressige Situationen auf Fehler in der Programmierung oder sogar das Fehlen klarer Regeln zurückzuführen. Um die Risiken zu minimieren, ist es also notwendig, einige grundlegende Dinge zu beachten.
Sehen Sie jetzt, wie Sie Kosten reduzieren, Ressourcen optimieren und eine lernfähige Verwaltung aller Geschäftsreisen sicherstellen können.
Reiserichtlinien definieren
Der erste Schritt besteht darin, eine praktikable Reiserichtlinie zu definieren. Ein hohes Maß an Bürokratie erstickt den gesamten Prozess. Es müssen strenge Kontrollen durchgeführt werden, ohne jedoch Engpässe im Genehmigungsfluss zu schaffen. Das macht es einfacher, mit unvorhergesehenen Ereignissen umzugehen.
Diese Flexibilität muss jedoch ausgewogen sein. Die Fristen für Anträge, Änderungen und Reservierungen müssen eingehalten werden, um unnötige Ausgaben zu vermeiden. Leitlinien zu täglichen Ausgabenobergrenzen, bevorzugten Anbietern, erstattungsfähigen Ausgaben und der Gewährung von Vorschüssen sollten ebenfalls allgemein zugänglich gemacht werden.
Wie immer liegt das Geheimnis im Bewusstsein aller Fachleute, im gesunden Menschenverstand und natürlich in der Rechenschaftspflicht. An dieser Stelle muss erwähnt werden, dass die Reiserichtlinie mit den Konzepten von Governance und Compliance in Einklang gebracht werden muss, um die Wahrscheinlichkeit von Abweichungen, Betrug und unangemessenem Verhalten zu verringern.
Verlassen Sie sich auf einen vollständigen Plan
Die Planung ist einer der Grundpfeiler des Reisemanagements und daher für die finanzielle Gesundheit eines jeden Unternehmens unerlässlich geworden. Im Falle von Geschäftsreisen ist diese Sorgfalt sogar noch wichtiger, da die Werte in der Regel sehr hoch sind und sich direkt auf das Gesamtbudget auswirken.
Daher ist es wichtig, einen Bericht über die beliebtesten Reiseziele und die wichtigsten Reiserouten zu führen und Partnerschaften und Vereinbarungen zu schließen. Dies erleichtert den Mitarbeitern die Suche nach besseren Tarifen und Optionen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Erstellung eines viertel- und halbjährlichen Plans unter Berücksichtigung der zuvor geplanten Reisen, die in der Regel Schulungen und Veranstaltungen beinhalten. Dies erleichtert die Preis- und Konditionsverhandlungen.
Beauftragen Sie eine auf Geschäftsreisen spezialisierte Agentur
Die Beauftragung einer spezialisierten Agentur ist eine hervorragende Möglichkeit, Zeit, Geld und Humankapital zu sparen. Außerdem ist es durch die Auslagerung dieser Tätigkeiten möglich, das Team auf Aufgaben zu konzentrieren, die mit dem Kerngeschäft des Unternehmens zusammenhängen. Diese Entscheidung ist umso richtiger, wenn häufige Reisen ein Team erfordern, das sich ausschließlich mit dieser Art von Arbeit beschäftigt.
Diese Agenturen wickeln zahlreiche Transaktionen ab und haben daher bereits spezielle Vereinbarungen mit Hotelketten, Fluggesellschaften, Genossenschaften, Taxi-Apps, Restaurants und anderen Diensten, die regelmäßig für nationale oder internationale Reisen genutzt werden.
Reiseversicherung abschließen
Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen ist es wichtig, auch an die Möglichkeit von Unfällen und Notfällen zu denken. Daher ist es am besten, wenn man auf solche Eventualitäten vorbereitet ist. Und eine Reiseversicherung ist genau darauf ausgerichtet, einen angemessenen Schutz für Berufstätige zu gewährleisten, die viel unterwegs sind.
Leider sehen viele Unternehmen diese Vorkehrung als zusätzliche und entbehrliche Kosten an. Diese Ansicht hat sich jedoch bereits als völlig falsch erwiesen, da ein gutes Reisemanagement Lösungen für alle erkannten Bedrohungen bieten muss.
Es sei darauf hingewiesen, dass eine Versicherung die Gesundheit der Mitarbeiter schützt und hohe Kosten für medizinische Versorgung und Krankenhausaufenthalte verhindert. Daher ist der Abschluss einer Police eine kluge Entscheidung. Es ist jedoch notwendig, alle Bedingungen und Konditionen des Angebots genau zu analysieren. Auch Diebstahl und Verlust von Gepäck müssen berücksichtigt werden.
In einigen Fällen ist diese vorgeschrieben. Die Europäische Gemeinschaft beispielsweise verlangt von den Reisenden den Abschluss einer Reiseversicherung. Ohne den Nachweis läuft der Reisende Gefahr, nicht an Bord gelassen zu werden.
Auch Firmenkarten können ihre Tücken haben. Viele Unternehmen verwenden diese Karten, die eine Versicherung beinhalten, aber Sie müssen die Regeln kennen. Im Allgemeinen schützen fahrscheinspezifische Abrechnungskarten den Reisenden. Die Firmenkarte, die für alle anderen Ausgaben verwendet wird, sichert dagegen in der Regel nur den Inhaber ab. Mit anderen Worten: Sie müssen die Regeln und Vorschriften beachten, bevor Sie auf Reisen gehen.
Mit einem umfassenden Versicherungsschutz, der für jede Situation geeignet ist, ist es einfacher, Lösungen zu finden. Auf diese Weise kann eine kleine Investition in die Sicherheit große zukünftige Kosten und einen Imageschaden vermeiden.
Recherchieren Sie über Reiseziele
Die Kenntnis der zu besuchenden Ziele ist eine weitere Möglichkeit, das Unternehmen vor unvorhergesehenen Ereignissen zu schützen. Es ist notwendig, Informationen zu sammeln und Dokumente und Impfstoffe bereitzustellen. Für internationale Reisen ist es wichtig, sich über die Besonderheiten des Landes, die lokale Kultur und die Gesetzgebung zu informieren.
Gleichzeitig empfiehlt es sich, einen Reiseführer mit Vorschlägen für Essen, Transport, Sehenswürdigkeiten, Freizeitmöglichkeiten und Verhalten vorzubereiten – so lassen sich unnötige Ausgaben und Einschränkungen vermeiden. Schließlich ist zu bedenken, dass die Einstellung dieser Mitarbeiter letztlich die Wahrnehmung des Unternehmens durch die Kunden beeinflusst.
Mit diesen Maßnahmen ist es möglich, unvorhergesehene Ereignisse zu vermeiden und dennoch Kosten zu senken. Die Verbesserung des Reisemanagements ist ein Weg, um mehr Praktikabilität und Komfort für die Mitarbeiter zu gewährleisten, da es durch eine effiziente Planung einfacher ist, alle Bewegungen zu koordinieren, ohne die Kontrolle über die Ausgaben und das Budget zu verlieren.
Und da Geschäftsreisen für die Aufrechterhaltung und den Ausbau des Unternehmens unerlässlich sind, ist es wichtig, in das Engagement aller Teams und Führungskräfte zu investieren. Organisation, Disziplin und Engagement für das Gesamtergebnis sind für den Erfolg der Reisepolitik von grundlegender Bedeutung. Daher muss bei dieser Art der Verwaltung stets Transparenz herrschen.